Platformă digitală pentru beneficiarii externi ai Consiliului Județean Timiș

Consiliul Județean Timiș va pune la dispoziția cetățenilor și a beneficiarilor externi ai săi o platformă digitală pentru simplificarea interacțiunii cu instituția. Printre altele, acesta va permite plățile online, completarea la distanță de documente și solicitări de orice fel, precum și videoconferințe. De asemenea, utilizatorii vor primi răspunsuri la întrebările frecvente, în timp real. Aplicația va fi disponibilă atât pentru PC, cât și pentru dispozitive mobile Android sau IOS.

Integrarea soluțiilor tehnologice moderne în cadrul instituțiilor publice aduce beneficii semnificative. Sistemele informatice avansate permit automatizarea unor procese de lucru, iar rezultatele au fost dovedite la nivel internațional. Sistemul public român trebuie să se alinieze la normele mondiale și să se digitalizeze, iar această direcție a fost una prioritară în Consiliul Județean Timiș din momentul în care am acceptat funcția de administrator public al județului, în luna noiembrie 2020. Aplicațiile digitale sunt un necesar în administrația publică. Pe lângă faptul că facilitează procesele de lucru, acestea schimbă paradigma consumului de hârtie, fiind mai eficiente și mai prietenoase cu mediul. 

Uniunea Europeană pune la dispoziție resurse financiare nerambursabile pentru sprijinirea proiectelor de acest gen, iar acest fapt a stat la baza ideii lansării unei platforme, care va veni în ajutorul cetățenilor și a colaboratorilor CJT. Chiar dacă la nivelul instituției exista o reticență mare cu privire la digitalizare și a fost nevoie de implicarea mea directă în scrierea-verificarea cererii de finanțare în condițiile în care grupul de inițiativă susținea că nu poate fi accesată finanțarea nerambursabilă, am făcut tot ce mi-a stat în putință pentru a câștiga fondurile europene țintite, știind cât de multe beneficii va produce acest demers.

Am reușit să accesăm astfel 1.95 milioane lei din Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020 pentru realizarea unei platforme ce presupune implementarea a 12 module importante pentru activitatea CJT și interacțiunea cu beneficiarii externi ai serviciilor instituției publice. Vorbim aici despre UAT-urile de pe raza județului Timiș, viitorii parteneri în cadrul unor inițiative și proiecte, firme, cetățeni, asociații etc. În cadrul acestei aplicații, persoanele, firmele sau instituțiile își vor putea crea conturi și va exista inclusiv posibilitatea de a face plăți online. De asemenea, utilizatorii vor avea acces direct la o multitudine de documente. Videoconferințele vor fi posibile în cadrul acestei aplicații și totodată va exista un chatbot care va răspunde, în timp real, la întrebările frecvente. Alte elemente important a fi evidențiate sunt cele care țin de implementarea gestionării contractelor, administrarea proiectelor în comun, lucrul colaborativ și creativ, gestionarea finanțărilor nerambursabile (sport, cultură, culte, spitale) și guvernarea participativă. 

În cadrul acestui proiect de digitalizare, s-a impus și retrodigitizarea a 180 metri liniari de arhivă, adică scanarea a aprox 900.000 pagini, ce vor fi disponibile în platformă. 

Spre deosebire de activitatea de retrodigitizare care s-a desfășurat lin și accelerat, implementarea platformei digitale s-a lovit de multe și mari probleme, în condițiile în care prestatorul care a câștigat licitația considera că trebuie să implementeze strictul necesar, fără a respecta caietul de sarcini în spiritul și litera lui. S-a ajuns la blocaje, notificări legale, convocări, stabilirea oricărui detaliu în scris. A fost un proces complex, iar experiența mea în domeniul IT m-a ajutat să coordonez în punctele esențiale procesul de concepere a caietului de sarcini, dezvoltarea software-ului și chiar testare efectivă. În momentul în care am părăsit Consiliul Județean Timiș, implementarea proiectului era pe un făgaș bun, însă încă mai erau probleme ce necesitau rezolvare. 

Chiar dacă la 1 septembrie 2023 – momentul plecării mele din CJT și al predării atribuțiilor de coordonare pentru implementarea platformei – aceasta nu a fost încă finalizată, obținerea fondurilor europene în valoare de aproximativ 2 milioane de lei reprezintă un semn clar de succes. Odată finalizat, acest proiect va deveni o resursă de neprețuit pentru cetățeni și colaboratori, urmând să simplifice și să eficientizeze interacțiunea cu instituția într-un mod fără precedent.