Reformarea CJT în perioada 2021-2023

Se poate performa în administrația publică! Am spus-o de nenumărate ori și o susțin cu tărie în continuare! Nu ducem lipsă de oameni valoroși în România, care pot da randament și lucra în slujba cetățeanului, la nivel înalt. Am dovedit acest lucru la Consiliul Județean Timiș, în cadrul căruia în doi ani și jumătate am transformat major sistemul de management al instituției. Împreună cu echipele conduse, am generat rezultate profesionale deosebite și am dovedit că se poate face totul transparent, urmând planuri clare și evaluând angajații periodic. Dovadă stă și premiul de excelență al Consiliului Europei obținut de CJT, care a fost susținut în competiție de un dosar de argumentare a unei multitudini de parametri, dintre care unii menționați mai sus..

Când am devenit administrator al județului Timiș am văzut oportunitatea de a lăsa ceva în urma mea, de a contribui la creșterea calității vieții oamenilor din județul Timiș. Am știut însă, că nu pot face asta de unul singur și că era nevoie ca întreg aparat de management al Consiliului Județean Timiș să colaboreze în vederea atingerii obiectivelor comune. Am întocmit un plan structurat și coerent pentru a transforma CJT într-o instituție agilă și orientată spre rezultate, gata să răspundă prompt și eficient nevoilor comunității și oportunităților de dezvoltare, lucru pe care -împreună cu colegii – l-am și reușit, drept dovadă stând zecile de proiecte implementate, atrase sau aflate în derulare în momentul de față.

Am înțeles încă din prima zi că este nevoie să implicăm direct angajații, astfel încât să înțeleagă mecanismele noului profil imaginat-proiectat, dar mai ales scopul acestuia, încercând totodată să facem față cu succes tuturor inerțiilor, reticențelor, blocajelor și măsurilor nepopulare. În acest sens, Consiliul Județean Timiș a parcurs în ultimii ani pași importanți, esențiali pentru îmbunătățirea sistemului propriu de management și pentru optimizarea organizării și funcționării instituționale. Măsurile pe care le-am gândit adoptate au venit în sprijinul angajaților, în interior, dar și în sprijinul cetățenilor, mediului economic și al celorlalte instituțiilor, în exterior, determinând creșterea gradului de încredere în instituție și eficientizarea activităților și colaborărilor de orice fel.

Ca punct de pornire în reformarea sistemului din CJT am stabilit obiectivele de mandat 2020-2024 pentru întregul aparat, pentru a da o orientare clară și măsurabilă tuturor inițiativelor. Am considerat esențială implicarea managerilor și managerilor de proiect în programe de formare și am pledat pentru specializarea în câștigarea de fonduri nerambursabile, iar acest lucru a adus beneficii considerabile. Persoanele responsabile au reușit să-și coreleze mult mai bine activitățile interdepartamentale și, de asemenea, să-și îmbunătățească partea de delegare de sarcini precise și coerente, lucru care a dus la câștigarea a zeci de proiecte, cele mai multe cu bani nerambursabili. Am modificat fișele de post și am introdus rapoartele de activitate săptămânale sau cu altă regularitate pentru toți angajații. Nu a fost un parcurs ușor! Știm cu toții că în administrația publică din România, există o tendință persistentă a unora dintre angajați de a se opune reformelor și de a insista asupra menținerii unor poziții confortabile, fără eforturi semnificative, iar acești oameni au existat și în interiorul CJT. Cu determinare, pas cu pas, am reușit să sădim însă, un set de reguli, mai mult sau mai puțin folosite în mediul privat, care au dus la reducerea treptată a numărului de persoane reticente la reforme, motivând angajații să-și îndeplinească atribuțiile cu mai mare responsabilitate.

Aparatul uman însă nu era singurul obstacol în reformarea sistemului, așa că următorul pas a fost să identific care sunt măsurile necesare pentru simplificarea modului de lucru. Astfel, am refăcut din temelii setul de reglementări, introducând un model nou, folosit internațional, și am refăcut peste 110 de proceduri, pentru a facilita respectarea legislației și punerea în operă a conceptelor, valorificând în mod adecvat competențele angajaților. Sub același deziderat a fost restructurat total și completat cu peste 200% regulamentul privind circuitul documentelor, care a vizat normarea și uniformizarea aplicării semnăturilor în CJT, eliminând neclaritățile și tensiunile aferente și încurajând asumarea atentă, în echipă a activităților. Am introdus termenul de “informații reutilizabile” la care angajații au primit acces și drept de folosință și am emis, în total, 18 note interne pentru reglementarea unor cadre de lucru. cum ar fi cu privire la urmărirea contractelor, cerând ca angajații să facă centralizări sau sinteze. De asemenea, am reformat partea de achiziții publice, într-un mod mai transparent și eficient. Aceste eforturi au fost și sunt în continuare dublate de procesul de digitalizare instituțională, prin investirea sumelor necesare și operaționalizarea efectivă a mijloacelor software și hardware respective: Google Drive, centralizatoare și planificatoare online, instrumente de comunicare eficientă, fluxuri digitalizate și platforme digitale, așadar, în linii mari am încercat  să migrăm activitatea din administrația publică spre mediul SMART.

Toată activitatea managementului de proiecte a fost monitorizată și susținută non-stop în această perioadă, prin Comisia de Monitorizare, al cărei președinte am fost 2 ani și jumătate. De asemenea, am reînfințat Corpului de Control al președintelui, care a început să efectueze misiuni în punctele nevralgice.

Deși nu a fost un parcurs ușor, rezultatele sunt îmbucurătoare. Reforma va fi un efort continuu, într-o căutare constantă pentru îmbunătățirea practicilor și serviciilor publice. Schimbările implementate au avut și vor avea un impact profund, pe termen lung. Angajații s-au dovedit a fi mai implicați și mai eficienți, iar procesele de lucru au fost simplificate și în parte digitalizate (urmând să fie complet digitalizate la finalizarea investițiilor în derulare), aducându-le la un nivel comparabil cu cel din mediul privat. Această evoluție subliniază potențialul și necesitatea continuă de a adapta și optimiza administrația publică, în beneficiul întregii comunități județene.

Addendum

Pentru a evidenția mai clar măsurile aplicate în cursul mandatului meu de administrator public al județului și președinte al Comisiei de Monitorizare a CJT (Nov 2020 – Aug 2023), redau în cele ce urmează o sinteză a acestora:

• Setarea obiectivelor generale pentru întreg mandatul 2020-2024;
• Setarea obiectivelor strategice 2021-2022 pentru structurile CJT, de tip SMART (incl. cuantificabile); evaluarea îndeplinirii acestor obiective;
• Evaluarea angajaților după un sistem nou, față în față; ședințe dedicate cu șefii tuturor structurilor;
• Reorganizărilor aparatului de specialitate CJT (inclusiv actualizare ROF și fișe de post);
• Introducerea unui program de instruire a managerilor; instruirea specifică a unor echipe ale CJT (ex. manageri de proiect);
• Introducerea rapoartelor de activitate (săptămânale sau cu altă regularitate);
• Gestionarea spețelor ce țin de performanță, etică, incompatibilități, conflicte de interese, comisie paritară, sindicat etc.;
• Reformarea sistemului de proceduri: introducerea unui model care a redus textul cu peste 50% și a impus mai multă claritate; crearea și/sau actualizarea a peste 100 de proceduri;
• Refacerea din temelii a Regulamentului privind circuitul documentelor (cu triplarea numărului de reglementări aferente); actualizarea regulamentului;
• Crearea regulamentelor de funcționare ale Comisiilor Tehnico-Economice CJT (cea standard, respectiv pentru proiectele de 10+ milioane euro);
• Inițiativa ”Informații reutilizabile”: crearea conceptului și regulamentului (10 arii de intervenție), demararea implementării;
• Emiterea a 18 note interne ale administratorului public pentru reglementarea unor cadre de lucru, ex. cu privire la urmărirea contractelor (implicând centralizări, sinteze și îmbunătățiri);
• Îmbunătățiri punctuale (introducere formulare și statistici) privind lucrul cu Google Drive, semnarea contractelor și actelor adiționale, monitorizarea achizițiilor de bunuri și mijloace fixe etc.;
• Introducerea planificatoarelor și planurilor de acțiune / checklist pentru structurile tehnice și de management al proiectelor;
• Îmbunătățirea managementului proiectelor cu fonduri nerambursabile: digitizare și stocare documente, completarea și armonizarea fișelor de post, folosire formular minute / checklist pentru organizarea ședințelor, întărirea notificărilor etc.;
• Creare strategie anticorupție, listă de riscuri și măsuri aferente;
• Alte îmbunătățiri, inclusiv determinate de Comisia de Monitorizare (al cărei președinte am fost 2.5 ani);
• Pregătirea și urmărirea aplicării planului de audit pentru 2021 și 2022; organizarea primei misiuni de consiliere privind planificarea și organizarea activităților CJT;
• Setarea și activarea Corpului de Control al președintelui.