Transformarea digitală a Consiliului Județean Timiș în perioada 2021-2023

Procese eficiente și transparente, informații accesibile, concrete și timpi de așteptare reduși. E doar o parte din ceea ce vizează digitalizarea în instituțiile publice. Un proces care în alte părți de lume funcționează perfect și care aduce numai beneficii. La asta am țintit și eu pentru Consiliul Județean și cred că, împreună cu echipa mea, am reușit  să facem pași considerabili în acest sens. Pe lângă faptul că am achiziționat aparatură  IT&C de ultimă generație și am organizat cursuri dedicate aparatului de specialitate pentru lucrul cu platforme colaborative, am și demarat procedurile pentru realizarea a două platforme digitale moderne, una pentru activitățile și fluxurile interne ale CJT, iar cealaltă pentru interacțiunea cu cetățenii. Practic, în plan intern intern, procesele devin mai eficiente, reduc posibilitatea de a greși, timpul și costurile administrative, iar pe plan extern, cetățenii beneficiază de servicii mai rapide și mai accesibile, precum plăți electronice sau depuneri online a unor cereri. 

Am văzut reformarea prin digitalizare a instituției ca fiind vitală. Deși se vorbește la unison în perioada aceasta de digitalizare, în orice domeniu public, calea pană la rezultate este lungă. Mi-am propus, însă, oferirea de instrumente digitale moderne beneficiarilor externi ai serviciilor CJT, digitalizarea muncii angajaților pentru asigurarea transparenței, performanței, rezilienței și, deopotrivă, eliminarea hârtiei. Am văzut totul în ansamblu și am realizat că, pentru desfășurarea unor activități specifice în regim propriu, pentru diminuarea costurilor, instalarea a unor facilități digitale este absolut necesară. Tocmai din acest motiv, pe lângă proiectele ce au implicat partea de software, am considerat necesară achiziționarea de aparatură performantă, inclusiv modernizarea camerei cu servere din CJT. Mai mult decât atât, am oferit cursuri de specialitate angajaților, pentru a maximiza rezultatele. În perioada Noiembrie 2020 – August 2023 s-au cheltuit peste 5 milioane de lei pentru procesul general de digitalizare al instituției.

Poate părea de necrezut, dar într-o instituție publică, circuitul unei hârtii poate dura câteva săptămâni sau chiar luni. Pentru a combate această realitate, am demarat procesul de digitalizare prin pași simpli. Pași care în mediul privat s-au adoptat de ani buni. Încă de la începutul mandatului, am introdus o unealtă atât de simplă: Google Drive. Am permis astfel muncii digitale, paralelizate și la distanță să pună o amprentă pozitivă asupra accesibilității și transparenței activităților din interiorul CJT. Ne-am asigurat că toți angajații, fără excepție, vor putea să folosească acest instrument. 

Au urmat pașii mai dificili. Realizarea caietelor de sarcini pentru două platforme ce vor revoluționa activitatea CJT. Vorbim despre Platforma Digitală Interoperabilă, pentru care am reușit să obținem fonduri europene în valoare de aproximativ 2 milioane de lei (link articol) și care are ca scop relaționarea cu cetățenii și colaboratorii CJT, dar și Platforma Digitală Integrată, care își propune să faciliteze activitatea la nivel intern, între structurile instituției. Pentru cea din urma s-a semnat un contract în valoare de aproximativ 1 milion de lei. CJT a finalizat cu succes primele etape ale aplicațiilor care vor guverna în următorii ani modul în care vor fi inițiate, întocmite, aprobate, stocate și valorificate actele administrative specifice activității proprii. Avantajele folosirii unui asemenea sistem sunt evidente, începând cu normarea activităților, transparentizarea demersurilor și oferirea unor mecanisme pentru îmbunătățirea continuă și sfârșind cu eficientizarea gestionării actelor, precum și îndeplinirea obiectivelor județului Timiș.

Nu au fost singurele demersuri făcute în vederea digitalizării, evident. Alături de echipele însărcinate cu procesul de digitalizare ne-am implicat activ în realizarea noului website al CJT și al altora specifice, ”reînvierea” celor șase 6 infochioșcuri ale CJT din Timișoara, optimizări operaționale dar și, spre exemplu, implicarea specialiștilor externi din domeniul IT pentru a forța accelerarea reformei administrative. În acest sens, am participat la un hackathon în cadrul căruia am provocat participanții să realizeze diverse proiecte vizionare pentru instituția noastră. Am menționat aici doar câteva dintre micile acțiuni pe care le-am avut în vederea atingerii scopului final. 

De menționat ar mai fi că demersurile generale de digitalizare a Consiliului Județean Timiș s-a desfășurat în baza unei viziuni coerente și a unor caiete de sarcini bine întocmite, acolo unde au fost necesare achiziții publice. Câteva exemple în acest sens sunt: integrarea tuturor instrumentelor digitale, îmbunătățire a performanțelor echipei IT&C a CJT, dezvoltarea competențelor digitale ale angajaților CJT, dezvoltarea în regim propriu a unor aplicații digitale și situri web, îmbunătățirea serviciilor IT&C interne oferite celorlalte structuri CJT, urmărirea și susținerea îndeaproape a dezvoltării platformelor digitale de către firmele contractate – pentru sincronizarea și acoperirea pragmatică a tuturor nevoilor și cerințelor importante ale CJT, în calitate de beneficiar.

Măsurile impuse pentru procesul de digitalizare au fost așadar complexe, iar în unele cazuri procesul s-a desfășurat în mod anevoios. Diverși factori, precum reticența la schimbare a colegilor din CJT, sau demersurile lente de la nivel național pentru sincronizarea platformelor au generat stagnări sau chiar blocaje. A fost nevoie să mărim echipa IT&C a CJT întrucât echipa inițială nu făcea față la fluxul de lucru, care includea inclusiv oferirea de suport colegilor ale căror competențe digitale erau nesatisfăcătoare.  Chiar și cu o echipă mărită la cinci persoane, volumul de lucru era mare.  S-au făcut eforturi semnificative și pe partea de argumentare și convingere a consilierilor județeni și a persoanelor din aparatul administrativ cu privire la importanța și mai ales necesitatea unui sistem digital, integrat. Nu a fost un parcurs ușor, care să meargă lin, însă a fost unul pe în care s-au făcut progrese vizibile și palpabile.

Digitalizarea CJT este un proces îndelungat, de complexitate mare și care odată dus la bun sfârșit va trebui perfecționat și dezvoltat în permanență. Tehnologia evoluează cu viteza luminii și noi ar trebui să încercăm să ținem pasul cu aceasta.   

Mai jos afișez o listă de evidențieri sintetice pentru perioada de referință Noiembrie 2020-August 2023:

• Implementarea platformei digitale integrate a CJT (din buget propriu – 1 milion lei) pentru managementul documentelor și fluxurilor, oferirea de date publice, calcularea statisticilor etc. – în curs de finalizare; 
• Implementarea unei platforme digitale interoperabile (cu fonduri nerambursabile POCA, 2 milioane lei) pentru facilitarea relației cu terții (persoane fizice și juridice) și retrodigitizarea unei părți din arhiva CJT – în curs de finalizare;
• Crearea și îmbunătățirea permanentă a sitului web/portalului nou al CJT, susținerea altor inițiative similare (ex. pentru instituții subordonate);
• Crearea platformelor web pentru bugetare participativă, agendă culturală, agendă sportivă, gestiune profesionistă a patrimoniului CJT ș.a. (inclusiv actualizări ulterioare);
• Instalarea unui sistem de supraveghere video pentru Bastionul Theresia și Palatul Administrativ (450 de mii lei);
• Modernizarea camerei serverelor (1.5 milioane lei): echipamente hardware și software, sistem de climatizare special, sistem de stingere cu gaz, ș.a.;
• Modernizarea infrastructurii de rețea internet, inclusiv WIFI;
• Înnoirea echipamentelor și licențelor IT&C: zeci de computere noi, semnături digitale, camere web, imprimante economice, UPS-uri, MS Visio, Acrobat Pro, aplicație pentru devize, aplicație pentru gestiune contabilă și venituri, echipamente audio-video, componente etc.;
• Contractarea de servicii mai avantajoase, ex. telefonie mobilă și internet;
• Eficientizări și protecția mediului: folosire hârtie ecologică, optimizarea rețelei de imprimante, alte măsuri;
• Reactivarea a 6 info-chioșcuri digitale în spațiile publice din Timișoara;
• Introducerea de la începutul mandatului a muncii digitale, paralelizate & la distanță: folosire Google Drive (ex. pentru toate procedurile de achiziție publică), digitalizare fluxuri de activitate, valorificare facilități Outlook etc;
• Prestare activități-suport pentru toate structurile CJT, inclusiv instituții subordonate;
• Alte activități importante: migrare platformă financiară pe serverele CJT.